Ensis Legal nos informa sobre la nueva Ley que obliga a las empresas a implementar un canal de denuncias interno

Ensis legal, Empresa de Valor Añadido de ADECA, nos informa de la entrada en vigor de una nueva Ley que obliga a las empresas con más de 50 trabajadores a implementar en sus organizaciones un canal de denuncias interno, que debe cumplir una serie de características y requisitos. Además, el despacho jurídico proporciona este servicio a través de un software especializado.

El objetivo de esta nueva medida, que entró en vigor el pasado 13 de marzo, es garantizar la prevención y castigo de delitos e infracciones en las empresas en diversas materias.

1. ¿Cuál es la finalidad de la norma?

Incentivar y proteger a los ciudadanos que informen sobre vulneraciones del ordenamiento jurídico de las que tengan conocimiento en el marco de su actividad laboral.

2. ¿Cuándo entra la norma en vigor?

Como comentamos, la Ley entró en vigor el pasado 13 de marzo de 2023, pero en el caso de las empresas privadas con menos de 249 empleados y municipios de menos de 10.000 habitantes el plazo se amplía hasta el 1 de diciembre de 2023.

3. ¿Qué sanción pueden imponerme si no implanto un Canal interno de información estando obligado?

El incumplimiento se tipifica como una infracción muy grave y conlleva multas de entre 30.001 a 1.000.000 euros. Igualmente, podrá acordarse la amonestación pública, la prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales y la prohibición de contratar con el sector público.

4. ¿Quién puede denunciar?

Todas aquellas personas que tengan vínculos profesionales o laborales con entidades del sector público o privado, aunque hayan finalizado su relación laboral y bajo cualquier modalidad de contratación (autónomos, voluntarios, trabajadores en prácticas e incluso a personas que participan en procesos de selección, accionistas, miembros del órgano de administración y cualquiera que trabaje bajo la supervisión de contratistas, subcontratistas y proveedores).

5. ¿Cuáles son los requisitos del canal?

Son requisitos mínimos:

• Uso asequible del canal para interesados.
• Garantía de confidencialidad y establecimiento de prácticas correctas y seguras de seguimiento, investigación y protección del informante.
• Designación de un responsable del correcto funcionamiento del Canal, de carácter unipersonal o colegiado, que gozará de autonomía e independencia en el ejercicio de sus funciones y que será dotado de medios personales y materiales. Este nombramiento podrá recaer en el órgano de cumplimiento normativo de la entidad.
• Presentación escrita, verbal o ambas, así como posibilidad de presentar aquella solicitud del denunciante mediante una reunión presencial en el plazo máximo de 7 días.
• Permitir la presentación y tramitación de denuncias anónimas. Asimismo, la política o principios generales del Sistema y defensa del informante deberán ser publicitadas y comunicados en el seno de la entidad.

6. ¿Cuál es el plazo para resolver una denuncia?

Una vez recibida la denuncia, la empresa acusará recibo al informante en un plazo máximo de 7 días naturales, salvo que ello ponga en peligro la confidencialidad de la comunicación.

El plazo para dar respuesta no podrá superar los tres meses a contar desde la recepción de la misma.

7. Hay que garantizar que la persona que reciba la denuncia no tenga conflicto de intereses con la información recibida. 

8. ¿Quiénes están legitimados para acceder a los datos personales contenidos en el Sistema interno de información?

• El responsable del Sistema y quien lo gestione directamente
• Si procede la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador, el responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado.
• Si procediera la adopción de medidas legales, el responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo.
• Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
• El delgado de protección de datos.

9. ¿A quién protege la norma?
Se consideran denunciantes de buena fe a aquellos que comuniquen o revelen infracciones, siempre y cuando tengan motivos razonables para pensar que la información comunicada es veraz o cuando aquélla se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la Ley.

Quedan expresamente excluidas de protección aquellas personas que comuniquen o revelen informaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno o cuando aquellas sean susceptibles de inadmisión conforme a lo previsto en el artículo 18.2 de la Ley, que se refiera a aquellas comunicaciones que :

• Carezcan de verosimilitud
• No sean constitutivas de infracción
• Carezcan manifiestamente de fundamento o existan indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito

10. ¿Tengo que disponer de un procedimiento de investigación y gestión de denuncias interno?

Sí, se deberá implantar un procedimiento claro y eficaz de gestión que contemplará las previsiones necesarias para que el Sistema reúna los requisitos establecidos en la ley y, especialmente, los establecidos en el artículo 9 de la norma.

11. ¿Tiene la empresa obligación de informar al denunciante sobre el estado de la tramitación de su denuncia y resultado?

La Ley no contempla las obligaciones de información al denunciante sobre la investigación ni su extensión No obstante, es buena práctica mantener una comunicación regular con el denunciante sobre el estado de la investigación y resultado.

12. ¿Tiene la empresa la obligación de entregar o facilitar al denunciante o denunciado el expediente resultante de la investigación?

La Ley no contempla esta posibilidad, por lo que deberá ser la Empresa la que prevea los cauces y contenido de la información facilitada a las partes interesadas.

13. ¿Puede compartirse un Sistema interno de información entre varias empresas?

Sí, la Ley prevé que las personas jurídicas que tengan entre 50 y 249 empleados puedan compartir entre sí el Sistema interno de información, compartiendo así los gastos y recursos que se tengan que destinar a la correcta gestión y tramitación de las comunicaciones. Esto podrá realizarse tanto si la gestión la realiza internamente cualquiera de las empresas como si aquella ha sido externalizada.

El plazo para cumplir con esta normativa depende del número de empleados:

• Empresas con más de 249 trabajadores: hasta el 13 de junio de 2023.

• Empresas con 50 o más trabajadores: hasta el 1 de diciembre de 2023.

Ensis Legal nace de la unión entre TC&A y García Carbonell Abogados, y ofrece un servicio especializado en la creación y puesta en marcha de canales de denuncia internos personalizados para tu organización. ¿Por qué elegir sus servicios?

• Cumplimiento normativo: Adaptamos nuestros canales de denuncia a las leyes y regulaciones vigentes en tu sector, garantizando el cumplimiento normativo y evitando posibles sanciones.
• Confidencialidad y anonimato: Priorizamos la confidencialidad y el anonimato de los denunciantes, brindando un entorno seguro y protegido para que se sientan cómodos al informar sobre cualquier irregularidad.
• Transparencia y ética: Nuestro objetivo es promover una cultura empresarial basada en la transparencia y la ética, fomentando la integridad y la responsabilidad en todos los niveles de tu organización.
• Personalización: Adaptamos el canal de denuncias a las necesidades específicas de tu empresa, incluyendo elementos como canales de comunicación confiables, protocolos de actuación claros y seguimiento eficiente de las denuncias.
• Asesoramiento experto: Contamos con un equipo de profesionales altamente capacitados y con experiencia en el diseño e implementación de canales de denuncia internos. Te brindaremos asesoramiento personalizado en cada etapa del proceso.